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Segredos da redução de Perdas em Farmácias e Drogarias: Uma Abordagem Inovadora e Eficaz

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Por Gilberto Quintanilha,

Sim, o título deste artigo é provocativo, e assim como não há receita clara para o sucesso, o que abordarei aqui serão pontos relevantes e que, se bem aplicados e mantidos, deverão gerar excelentes resultados nas perdas de seu negócio, colaborando assim para melhora na experiência de compra do cliente e para o lucro líquido da companhia.

Antes de iniciar as orientações gostaria de analisar os resultados atuais, conforme apresentação realizada na Abrappe, informações que foram geradas mediante a análise de indicadores de varejistas em todo o Brasil. Nessa pesquisa a perda de drogarias e farmácias, atingiu em 2023 (ano base) 0,90% considerando o total de perdas a custo pelo total de faturamento do mesmo período, uma redução de 20,35% e 4,65% maior que o menor índice medido que foi em 2015. 

 

Já o nível de acurácia qualitativa de estoques que apresenta quão correto é nossos estoques físicos frente a posição de sistema alcançou 88,33% com queda de quase 5%, frente a 92,97% do ano anterior, o que significa que a cada 100 produtos em sistema 12 deles não possuem a mesma quantidade no estoque físico, impactando assim nas compras, distribuição e no atendimento ao cliente, pois podemos ter situações de excesso ou também de ausência destes itens.

Outro ponto de atenção foi o índice de ruptura que em 2023 atingiu 2,37% na Operacional e 4,16% na Comercial, totalizando 7,83%, uma melhora de 30% frente a 2022.

 

Tendo estes resultados como ponto de partida, percebemos que há oportunidades, e assim como qualquer negócio, é somente através de uma gestão eficiente, que nossas farmácias e drogarias poderão garantir a saúde financeira e a satisfação dos clientes, sendo este, um setor onde a rotatividade e a sensibilidade dos produtos são críticas, o essencial é implementar estratégias robustas para minimizar perdas e otimizar os resultados.

A seguir, apresentarei uma abordagem que talvez seja inovadora (total/parcial) e que combina boas práticas aplicadas hoje pelo mercado, com Análises Preditivas e Prescritivas, Business Intelligence (BI), Inteligência Artificial (IA) e outras soluções, para enfrentar os desafios associados a medicamentos éticos, controlados, termolábeis, genéricos, similares e também não medicamentos.

-  Fazer o básico é sempre um passo para o resultado

-  Análise Preditiva e Prescritiva: Antecipando e Agindo

-  Business Intelligence (BI): Transformando Dados em Decisões

-  Inteligência Artificial (IA): Automação e Otimização

-  Outras Soluções e Tecnologias Emergentes

 

1 - Fazer o básico é sempre um passo para o resultado

Precisamos nos atentar que há muito a ser feito para redução das perdas relacionadas a vencimento, avarias, furtos, erros de inventário, erros administrativos e fraudes, abaixo relaciono pontos básicos que por vezes existem, mas não estão padronizados, ou não há monitoramento, enfim, são itens a serem revisados:

 Redução de Perdas por Vencimento:

   - Controle de FEFO: Realize a rotação de estoques utilizando o método FEFO (first expired/first out) ou conhecido como PVPS (primeiro que vence primeiro que sai), para garantir que produtos com datas de vencimento mais próximas sejam vendidos primeiro, isso deve ser revisado na área de vendas, no estoque, nos centros de distribuição e entre eles.

   - Monitoramento de Datas: Utilize sistemas automatizados para rastrear as datas de vencimento dos medicamentos e gerar alertas antecipados para itens próximos ao vencimento, quanto mais informação a loja possuir, mais eficiente são as ações para reduzir tais perdas.

   - Revisões Regulares: Faça revisões periódicas dos estoques para remover produtos vencidos ou quase vencidos e ajustar as compras com base nas demandas reais, bem como realizar ações pontuais para reduzir impacto da perda.

Redução de Perdas por Avaria:

   - Condições de Armazenamento Adequadas: Mantenha os produtos em condições apropriadas de temperatura e umidade, e utilize embalagens adequadas para minimizar danos.

   - Treinamento de Funcionários: Treine os funcionários sobre o manuseio correto dos produtos para evitar quebras e danos durante o armazenamento e o transporte, é importante haver conscientização (explique sempre o porquê das coisas) e não somente informar o que deve ser feito.

   - Inspeções Regulares: Realize inspeções regulares para identificar e corrigir qualquer problema nas condições de armazenamento e manipulação.

 Redução de Furtos:

   - Segurança Física: Instale câmeras de segurança e sistemas de alarmes para monitorar as áreas de armazenamento e as áreas de atendimento ao cliente.

   - Controle de Acesso: Implemente sistemas de controle de acesso para áreas restritas e monitore o acesso ao estoque.

   - Políticas de Segurança: Estabeleça e faça cumprir políticas rígidas de segurança e conduta para funcionários e clientes.

   - Suporte de Tecnologia: Busque por soluções que apoiem na identificação e especialmente inibição de furtos, tendo em mente a análise de viabilidade financeira da solução.

Redução de Erros de Inventário:

   - Sistemas de Gestão de Inventário: Utilize sistemas de gestão de inventário para registrar e rastrear entradas e saídas de produtos, garantindo a precisão dos dados.

   - Contagens Regulares: Realize contagens físicas de estoque regularmente e compare com os registros do sistema para identificar e corrigir discrepâncias.

   - Treinamento e Procedimentos: Treine os funcionários nos procedimentos corretos de registro e controle de inventário para reduzir erros.

Redução de Erros Administrativos:

   - Padronização de Processos: Estabeleça procedimentos operacionais a serem mantidos como padrão para todas as atividades administrativas, como processamento de pedidos e controle de pagamentos.

   - Automação de Processos: Utilize ferramentas de automação para minimizar a intervenção manual e reduzir a probabilidade de erros humanos.

   - Revisão e Auditoria: Realize revisões e auditorias periódicas das operações administrativas para identificar e corrigir possíveis erros e com o resultado foque apenas o que deve ser melhorado, isso gera conversas mais objetivas. Aqui é importante controlar o avanço das avaliações, atuar de forma pontual em situações recorrentes e dar apoio, pois é fundamental que a área esteja junto na solução de problemas e não apenas sirva para pontuar erros, sendo que o ideal é tratar tudo como oportunidade.

Redução de Fraudes:

   - Controle e Monitoramento: Implemente sistemas de controle para monitorar transações e acessos a dados sensíveis, detectando atividades suspeitas.

   - Segurança de Dados: Proteja os dados financeiros e de clientes com criptografia e outras medidas de segurança cibernética.

   - Políticas e Treinamento: Estabeleça políticas claras contra fraudes e forneça treinamento contínuo para funcionários sobre como identificar e reportar atividades fraudulentas.

 

Vale destacar ainda que o gestor deve ponderar e direcionar suas equipes tendo como base a definição de prioridades, o ideal é uma atuação 80/20, onde o foco será sempre o maior resultado financeiro, trazendo assim a visibilidade necessária sobre as ações da área.

 

2 - Análise Preditiva e Prescritiva: Antecipando e Agindo

A análise preditiva usa dados históricos e técnicas estatísticas para prever tendências e comportamentos. Em farmácias e drogarias, isso pode significar a previsão de demanda para medicamentos específicos com base em padrões sazonais, históricos de vendas e fatores externos, como surtos de doenças ou mesmo variações na disponibilidade de fornecedores. Essa capacidade de antecipar necessidades pode permitir possíveis ajustes no estoque e na oferta de produtos, evitando assim, possíveis situações de escassez ou um excesso (lembrando que na escassez perdemos venda e até o cliente e no excesso produtos podem perder sua validade ou possível impacto na margem pela prática de descontos nos itens próximos do vencimento).

Ainda como continuidade de uma estratégia, podemos utilizar a análise prescritiva que vai além, pois ela passa a oferecer recomendações específicas sobre como agir para atingir os objetivos desejados. Por meio de modelos preditivos, essa abordagem pode sugerir ações concretas para otimização dos estoques, como ajustar pedidos com base em previsões de demanda e condições climáticas, dados demográficos, características dos medicamentos e não medicamentos, custos, preços, informações de fornecedores (como a disponibilidade já mencionada), possíveis regulamentações e até fatores econômicos, ou implementar estratégias para evitar o vencimento de medicamentos controlados.

  

3 - Business Intelligence (BI): Transformando Dados em Decisões 

Já muito utilizado por várias empresas, mas não por todas as áreas, o Business Intelligence é uma ferramenta poderosa que transforma dados brutos em informações consolidadas e por vezes mais claras quanto a leitura do usuário. Com sistemas de BI, farmácias e drogarias podem consolidar dados de vendas, inventário (perda não identificada), informações de quebra operacional (perda identificada), tendências de mercado e outras, em dashboards intuitivos e que direcionam as equipes a realizar ações onde realmente há oportunidade. Esses dashboards permitem monitorar o desempenho em tempo real, identificar padrões de compra, gerar relatórios detalhados sobre a rotatividade de produtos, análise de produtos de curva A, B e C, etc.

Através do BI, as farmácias podem identificar quais medicamentos estão vendendo bem e quais estão em risco de vencimento, facilitando a tomada de decisões informadas sobre promoções e ajustes de estoque, e dependendo da estratégia utilizada, isso pode ser feito desde os Centros de Distribuição até as lojas, permitindo que as ações sejam mais rápidas. Além disso, é possível analisar variados cenários, como por exemplo a margem de lucro de diferentes produtos e ajustar preços e estratégias de compra de forma mais eficiente, avaliar trocas e devoluções recorrentes, etc.

 

4 - Inteligência Artificial (IA): Automação e Otimização

Enquanto as análises preditivas e prescritivas trabalham baseados em fatos históricos, a IA pode analisar informações em real time, reagindo de forma instantânea e aprendendo de forma contínua, podendo assim revolucionar a gestão de farmácias e drogarias ao automatizar processos e fornecer insights profundos. Algoritmos de IA podem analisar grandes volumes de dados para identificar padrões complexos que são difíceis de perceber manualmente. Isso pode incluir a previsão de demanda com maior precisão, a detecção de padrões de fraude e o ajuste automático de níveis de estoque.

Além disso, a IA alinhada a aplicação de sensores de IoT (Internet das coisas), pode ser utilizada para otimizar a gestão de medicamentos termolábeis, monitorando continuamente as condições de armazenamento e ajustando as condições para garantir a integridade do produto. Em relação aos medicamentos controlados, sistemas baseados em IA podem ajudar a rastrear e prevenir desvios e perdas, garantindo conformidade com regulamentos e evitando problemas legais.

É importante ressaltar que mesmo havendo um grande avanço na qualidade das IAs disponíveis e em sua popularização assustadora, ainda há limitações pontuais que devem ser avaliadas de forma individual, pois poderão variar de empresa para empresa, mesmo dentro do mesmo setor de atuação:

  1. Disponibilidade e Qualidade dos Dados
  2. Conformidade Regulatória Complexa
  3. Integração com Sistemas Legados
  4. Limitações de Infraestrutura
  5. Restrições Orçamentárias
  6. Fatores Culturais e Comportamentais
  7. Necessidade de Capacitação e Especialização

 

5 - Outras Soluções e Tecnologias Emergentes

Além das soluções mencionadas, várias outras tecnologias podem contribuir para a redução de perdas:

  • Sistemas de Gestão de Inventário: Softwares avançados que integram informações de vendas e estoque, oferecendo previsões e recomendações para melhorar o nível de acurácia e reduzir o de ruptura com ações pontuais, como por exemplo expor itens que estão somente no estoque da loja (ruptura operacional) e reduzir o excesso de estoque em especial de itens que estão com excesso de dias parados, mas que possuem boas vendas em outras unidades ou que poderiam ser melhor trabalhado dentro da loja.
  • Tecnologia de Rastreamento e Monitoramento: Dispositivos e sensores (aplicação IoT) para monitorar as condições de armazenamento e rastrear a movimentação de produtos, garantindo assim, que os medicamentos sejam mantidos em condições ideais e reduzindo o risco de perdas.
  • Ferramentas de auditoria: soluções que através de um celular permitam validar itens como por exemplo se o preço exposto é o mesmo do sistema e com isso reduzir descontentamento de clientes na frente do caixa ou direcionando os esforços das equipes onde há as maiores oportunidades de resultado, mas permitindo ao gestor ter uma avaliação geral, por regiões, lojas, departamentos, fornecedores ou mesmo produtos. 
  • Plataformas de E-commerce e Omni-channel: Facilitar a compra online e o acesso a uma gama mais ampla de produtos pode ajudar a otimizar o estoque e reduzir perdas devido a excesso de produtos não vendidos. Vale lembrar que quanto maior as ações em omnichannel, maior a necessidade de um alto nível de acurácia de estoques.

 

Conclusão

A adoção de Análises preditiva e prescritiva, Business Intelligence, Inteligência Artificial e outras soluções tecnológicas é crucial, mesmo que de forma parcial e gradativa, para gestão de estoques e redução de perdas em farmácias e drogarias. Essas ferramentas não apenas ajudam a prever e responder a mudanças no mercado, mas também proporcionam uma base sólida para uma gestão eficiente e estratégica. Implementar essas abordagens permitirá melhorar a precisão do estoque, otimizar a operação, e com isso, oferecer a melhor experiência de compra aos clientes, garantindo assim o sucesso e a sustentabilidade do negócio.

Contudo, implementar e manter ações básicas ajuda a criar uma base sólida para a gestão das lojas, minimizando perdas e melhorando a eficiência operacional.

Vale ainda ressaltar, que para a referida adoção destas soluções, os gestores requerem avaliar se o cenário atual permite tal aplicação, seja pelo uso de recursos ou mesmo pela estrutura atual e também, mas não menos importante, entender e validar se os resultados obtidos realmente geram o retorno necessário.

Por fim, a combinação de tecnologias adequadas, processos bem definidos e treinamento contínuo são fundamentais para enfrentar desafios e garantir a integridade e a segurança dos negócios e o ponto de equilíbrio passa por uma análise individual e que requer alto nível de maturidade dos gestores.

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