PREVENÇÃO DE PERDAS: QUANDO PREVENIR DEIXA DE SER APENAS CONTROLAR E PASSA A SER ESTRATÉGIA

No varejo, falar em perdas é falar diretamente sobre resultado. Cada produto vencido, cada avaria, cada divergência de estoque, cada erro operacional e cada furto representa mais do que um número em um relatório: representa dinheiro que deixou de contribuir para o resultado da empresa.

Ao longo da minha experiência na área de Prevenção de Perdas, aprendi que prevenir perdas não significa apenas identificar quem furtou, encontrar um produto vencido ou analisar uma imagem de CFTV depois que o problema aconteceu.

Prevenção de Perdas começa antes da perda.

Essa mudança de visão é fundamental para transformar o setor de Prevenção em uma área verdadeiramente estratégica.

A perda não acontece somente no salão de vendas

Um dos principais erros das empresas é associar Prevenção de Perdas exclusivamente ao combate a furtos.

O furto é, sem dúvida, uma das principais fontes de perdas, mas está longe de ser a única.

As perdas podem surgir em praticamente todas as etapas da operação:

• Recebimento de mercadorias
• Armazenamento
• Abastecimento
• Manipulação de produtos
• Quebras operacionais
• Produtos vencidos
• Divergências de estoque
• Inventários
• Processos de troca e devolução
• Erros de registro no caixa
• Falhas de processos
• Fraudes internas e externas
• Furtos
• Falhas de controle operacional

Por isso, o profissional de Prevenção precisa conhecer a operação como um todo.

Não basta olhar para a perda. É necessário entender onde, quando, como e por que ela aconteceu.

Indicador sem ação é apenas informação

Na rotina de prevenção, os indicadores são fundamentais.

Acompanhamos quebra, perda real, trocas, desvios, inventários, acuracidade de estoque e diversos outros indicadores. Porém, existe uma diferença enorme entre simplesmente apresentar números e utilizar esses números para tomar decisões.

Quando uma loja apresenta uma perda acima da meta, a pergunta não deve ser apenas:

“Quanto perdemos?”

A pergunta mais importante é:

“Por que perdemos?”

E depois:

“O que vamos fazer para que isso não aconteça novamente?”

Essa sequência transforma um indicador em ferramenta de gestão.

Uma perda de R$ 50 mil pode ser apenas um número em uma planilha. Mas, quando identificamos que parte desse valor está relacionada a vencimentos, outra parte a avarias, outra a divergências de recebimento e outra a furtos, passamos a enxergar oportunidades concretas de intervenção.

O CFTV deve ser uma ferramenta de inteligência

O CFTV é extremamente importante para a Prevenção de Perdas, mas seu potencial vai muito além de investigar ocorrências.

Um sistema de monitoramento eficiente permite trabalhar de forma preventiva, identificando comportamentos, pontos vulneráveis, falhas de processo e situações que podem gerar perdas.

A evolução tecnológica permite transformar imagens em dados e utilizar recursos de análise para direcionar a equipe para os pontos de maior risco.

Entretanto, tecnologia sem processo não resolve o problema.

É necessário ter pessoas capacitadas, procedimentos definidos, acompanhamento das ocorrências e, principalmente, retorno para a operação.

A imagem precisa gerar ação.

Prevenção precisa estar dentro da operação

Outro aprendizado importante é que Prevenção de Perdas não pode trabalhar isoladamente.

Prevenção precisa conversar com:

Operações, Comercial, Logística, Recursos Humanos, TI, Fiscal, Recebimento e liderança da loja.

Quando todos entendem que a perda impacta diretamente o resultado, a responsabilidade deixa de ser exclusivamente do setor de Prevenção.

O profissional de prevenção deve atuar como um agente de mudança, mostrando para cada área onde estão os riscos e como pequenas mudanças de comportamento podem representar grandes resultados financeiros.

Campo Troca: um exemplo de perda silenciosa

Um dos pontos que merece atenção especial no varejo é o chamado Campo Troca.

Produtos que permanecem parados, sem tratativa adequada, podem representar capital imobilizado, risco de vencimento e posteriormente perda financeira.

Por isso, processos de triagem, identificação, acompanhamento de prazo e negociação com fornecedores precisam ser tratados como parte da estratégia de prevenção.

Produto parado também é risco.

A prevenção precisa atuar antes que esse risco se transforme em perda.

A cultura de prevenção começa nas pessoas

Nenhum procedimento será eficiente se as pessoas não compreenderem sua importância.

Por isso, treinamento, comunicação e acompanhamento são fundamentais.

Uma equipe que entende o impacto de uma quebra tende a ter mais cuidado com a movimentação dos produtos.

Uma equipe que compreende a importância da conferência tende a identificar melhor uma divergência.

Uma equipe treinada para reconhecer comportamentos suspeitos consegue contribuir mais efetivamente para a prevenção de furtos.

A cultura de prevenção não é criada com uma única reunião.

Ela é construída diariamente.

O profissional de Prevenção precisa conhecer o negócio

Na minha visão, o profissional de Prevenção de Perdas precisa desenvolver uma visão cada vez mais ampla.

É necessário entender números, processos, pessoas, tecnologia e comportamento.

Não basta saber operar um sistema de CFTV.

Não basta saber elaborar um relatório.

Não basta identificar uma ocorrência.

É necessário saber transformar uma ocorrência em informação, uma informação em análise e uma análise em plano de ação.

Esse é um dos grandes diferenciais de um profissional de prevenção.

Prevenir é proteger margem e resultado

No final, Prevenção de Perdas não existe apenas para apontar problemas.

Existe para proteger o resultado da empresa.

Quando reduzimos uma quebra, melhoramos a acuracidade do estoque, evitamos um vencimento, identificamos uma fraude, corrigimos uma falha de recebimento ou reduzimos uma oportunidade de furto, estamos diretamente contribuindo para a rentabilidade do negócio.

Por isso, acredito que a Prevenção de Perdas deve ocupar cada vez mais espaço dentro das decisões estratégicas das empresas.

Prevenir é antecipar. Controlar é acompanhar. Analisar é compreender. Agir é transformar.

E o verdadeiro resultado da Prevenção de Perdas acontece quando conseguimos fazer com que a perda deixe de ser apenas um problema registrado no final do processo e passe a ser um risco identificado e tratado antes de acontecer.

Prevenção de Perdas não é somente evitar que a empresa perca dinheiro. É criar processos para que ela consiga preservar, proteger e melhorar seus resultados.

Por: Adair Costa | Coordenador de Prevenção