A relevância da cooperação departamental nas empresas para a otimização dos recursos em tecnologia

A colaboração entre os departamentos é essencial para o sucesso de empresas de médio
e grande porte, especialmente no que diz respeito aos investimentos em tecnologia.
Muitas vezes, os setores realizam investimentos de forma isolada, sem considerar
soluções já existentes que poderiam atender a múltiplas demandas.

Essa situação não ocorre por má intenção, mas sim por falta de conhecimento ou pela
burocracia envolvida na gestão de recursos. Quando os departamentos atuam de forma
colaborativa, os investimentos tendem a ser mais eficazes, resultando em soluções mais
amplas e eficientes.

Um exemplo prático foi observado durante uma consultoria realizada para um cliente de
uma rede de varejo. A empresa havia investido consideravelmente em sistemas de
segurança para proteção de bens e prevenção de perdas. Pouco tempo depois, o
departamento de marketing decidiu alocar recursos em um sistema distinto, voltado ao
monitoramento do fluxo de clientes.

Com o tempo, verificou-se que, com alguns ajustes simples no sistema de segurança já
existente — utilizando uma licença do software DEFENSE IA da Intelbras e mais duas
câmeras por loja — seria possível extrair informações ainda mais valiosas, como
metadados sobre o público. Tudo isso com uma solução mais abrangente e por menos
de um quinto do valor inicialmente investido, demonstrando como a colaboração pode
ser um diferencial expressivo.

O desafio se intensifica em empresas com múltiplas filiais e gestões independentes.
Ainda assim, há grandes oportunidades, como se evidenciou em outro caso observado.
Diferentes unidades da empresa utilizavam distintos sistemas de controle de ponto
eletrônico, o que gerava problemas recorrentes e exigia manutenções constantes.
Durante esses períodos, funcionários enfrentavam dificuldades para registrar o ponto, e
em casos mais graves, era necessário recorrer a ajustes manuais.

Cada manutenção implicava custos elevados, incluindo visitas técnicas e substituição de
peças, afetando o funcionamento regular dos sistemas. Enquanto algumas lojas usavam
leitores de cartão, outras adotavam a biometria digital, porém ambas exigiam a emissão
de comprovantes em papel. Mesmo com a biometria, erros eram frequentes devido a
fatores naturais como o desgaste das digitais ou falhas na leitura.

Identificaram-se, assim, múltiplas situações geradoras de custos significativos. As
equipes de TI precisavam intervir constantemente antes de acionar prestadores de
serviço, enquanto o setor de RH arcava com o ônus de ajustes manuais na folha de
pagamento. Já o departamento jurídico lidava com processos de ex-funcionários
envolvendo a jornada de trabalho — situações agravadas pela ausência de validade
jurídica das marcações manuais.

Além disso, os gastos com bobinas para os comprovantes de ponto representavam
impacto orçamentário e contrariavam as diretrizes ambientais da empresa, que buscava
reduzir resíduos.

Frente a esse cenário, foi estabelecida uma parceria com uma empresa de software para
substituir os antigos relógios de ponto (REPs) por controladores de acesso facial da
Intelbras. Cada unidade desse novo sistema custa menos da metade do valor de um
relógio tradicional. A nova solução — que integra software e hardware — eliminou a
necessidade de papéis e reduziu drasticamente as manutenções, uma vez que o
dispositivo opera de forma digital e sem contato físico.

Essa transformação trouxe benefícios concretos para os departamentos de RH, TI e
jurídico, reduzindo despesas com equipamentos, insumos, manutenções e litígios
trabalhistas. O tempo que essas equipes antes dedicavam a essas demandas agora pode
ser redirecionado para outras iniciativas mais estratégicas.

A gestão de recursos em grandes organizações pode parecer simples, mas na prática
apresenta grandes desafios. Estabelecer diretrizes para o uso racional dos recursos e
promover uma cultura organizacional de cooperação gera resultados expressivos.

Algumas empresas têm adotado comitês formados por representantes de diferentes áreas
para auxiliar na tomada de decisões sobre investimentos tecnológicos. Essa prática
permite maior inclusão nas decisões e garante que os impactos em múltiplos setores
sejam considerados. Quando bem aplicada, essa abordagem evita a burocratização
excessiva e favorece a eficácia dos projetos.

Outra estratégia observada é a designação de um profissional ou equipe responsável por
centralizar as decisões de tecnologia. Esses profissionais atuam de forma consultiva,
com uma visão ampla da organização e acesso a ferramentas que possibilitam avaliar a
efetividade das soluções propostas, além de prevenir investimentos redundantes.

Cada organização possui características próprias, e não há uma fórmula única de
sucesso. O que realmente faz a diferença é o incentivo à integração e à comunicação
entre os setores, evitando desperdícios e otimizando os recursos tecnológicos existentes.

Essa gestão integrada não só reduz custos como também proporciona soluções mais
completas e negociações mais vantajosas com fornecedores. Afinal, quanto mais robusta
for a proposta, maior será o poder de negociação da empresa.

Portanto, em vez de departamentos isolados, é fundamental que a base das ações
empresariais seja a cooperação e o compartilhamento de informações. Assim, os
investimentos em tecnologia poderão gerar benefícios reais e duradouros.